LE SYNDIC DE COPROPRIETE : POUVOIRS ET RESPONSABILITES DU SYNDIC

Les obligations administratives

1. la tenue à jour de la liste des copropriétaires :

Il doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires ainsi que les droits réels affectant chaque lot (usufruit, hypothèques, etc.).

2. La détention des archives du syndic :

règlement de copropriété, état descriptif de division, état de répartition des charges, procès verbaux des assemblées générales, contrats portant sur les parties communes etc.

3. La convocation et la tenue des assemblées :

Il incombe au syndic de convoquer les assemblées générales.

A ce titre, il doit préparer les convocations, y porter l’ordre du jour, y adjoindre les pièces annexes nécessaires et les notifier régulièrement à tous les copropriétaires. C’est à lui ensuite qu’il appartient d’assurer le secrétariat des assemblées en tenant la feuille de présence, en indiquant la répartition des votes puis en rédigeant le procès-verbal qu’il notifiera à tous les copropriétaires opposants ou défaillants à l’assemblée générale.

Les obligations comptables et financières

1. La comptabilité des copropriétaires et du syndicat :

Le syndic doit faire apparaître dans les comptes la position comptable de chaque copropriétaire (loi du 10/7/65, art. 18). Il tient aussi à jour la situation de trésorerie du syndicat dans laquelle il fait apparaître les montants du fonds de roulement, des provisions versées par les copropriétaires, des autres sommes perçues, des dépenses engagées, des charges impayées et des dettes du syndicat.

Enfin, le syndic tient l’état des dépenses et recettes où apparaissent toutes les sommes effectivement encaissées et toutes les sommes effectivement réglées.

2. L’ouverture d’un compte bancaire séparé :

Le syndic doit ouvrir un compte bancaire ou postal à chaque copropriété, sauf vote contraire de l’assemblée des copropriétaires à la majorité absolue. La méconnaissance de cette obligation emporte nullité de plein droit du montant dans les trois mois suivant la désignation.

En cas de changement de syndic, l’ancien syndic dispose d’un délai d’un mois, à compter de la cessation de ses fonctions, pour transférer à son successeur la situation de trésorerie et la totalité des fonds immédiatement disponibles. Dans les 2 mois, l’ancien syndic est tenu d’apurer les comptes et de verser le solde au nouveau syndic.

3. L’établissement du budget prévisionnel :

C’est au syndic qu’il incombe d’élaborer le budget prévisionnel de la copropriété. Ce budget doit être joint à la convocation de l’assemblée générale appelée à l’approuver.

4. Le fonds de roulement :

Le règlement de copropriété peut prévoir un fonds de roulement ou une avance permanente de trésorerie qui permet au syndic de régler les dépenses urgentes mais non les dépenses courantes de la copropriété. Chaque copropriétaire verse sa quote-part de fonds de roulement lors de l’acquisition de son lot.

Lorsqu’il revend celui-ci, le syndic doit exiger du nouveau copropriétaire le versement de sa quotepart et doit rembourser au vendeur les sommes que celui-ci a versées.

Lorsque le fonds de roulement n’existe pas, l’assemblée générale statuant à la majorité de tous les copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix peut en instaurer un.

5. Les provisions pour charges :

Le syndic peut exiger le versement d’une provision pour charges. Ces provisions seront demandées sous forme d’appels de fonds. Ces appels sont calculés d’après le budget prévisionnel et régularisés en fin d’exercice en fonction des dépenses réellement engagées.

6. Le recouvrement des charges :

Le syndic se doit de tout mettre en œuvre pour recouvrer les charges